沈阳医学院公文处理规定

为使公文处理工作进一步规范化、制度化、程序化，提高公文质量和工作效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》，结合学校实际情况，制定本办法。

一、学校日常使用的公文种类

1．决定：用于对重要事项做出决策和安排。

2．决议：经会议通过并要求贯彻执行的重要事项。

3．通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4．通知：发布规章和行政措施，转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，任免干部。

5．通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6．报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

7．请示：向上级机关请求指示、批准。

8．批复：答复下级单位的请示事项。

9．函：不相隶属关系间的相互商洽工作，询问或答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

10．意见：对某一重要问题提出见解和处理办法。

11．规定、办法：用于对待特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。一般说，“规定”较原则；“办法”较具体，可操作性强。

12．细则：为施行国家行政法规、地方性法规、规章和行政措施所作的具体规定。

13．条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。行政措施的名称不得取名“条例”。

14．会议纪要：对会议主要内容（议定事项和主要精神）的概括性记述。

二、公文基本格式

（一）公文文面格式

一般包括版头、标题、发文字号、主送单位、正文、附件、发文单位（并印章）、成文日期、抄送单位和印数等部分组成。

1．文件版头：现有公文版头：“沈阳医学院文件”、“沈阳医学院”、“中共沈阳医学院委员会文件”、“中共沈阳医学院委员会”。版头的使用，由党政办公室按照公文种类正确选用。

2．标题：应准确、简要地概括公文主要内容，一般应标明发文机关、事由、公文种类。

3．发文字号：由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。党政联合发文，只注明主办单位发文字号。发文字号位置，放在标题上方、文件版头下面，居中。

以中共沈阳医学院委员会和沈阳医学院名义行文，统一编号：党委的编“沈医委”，学校行政的编“沈医院”。

4．主送单位：一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不清。如需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。决议、决定、规定、会议纪要等一般不必标明主送单位，而标明印发传达范围。

5．正文：公文主体，叙述公文主要内容，要求文意准确、观点鲜明、文字简炼。

6．附件：正文的补充说明，或有关参考资料。公文如有附件，应在正文之后、发文单位之前另起一行注明附件名称。附件应放在正文末页之后。凡印发的“方案”、“总结”、“计划”、“要点”、“规章”和批转给有关部门的“报告”不属附件，而是主件的一部分，其内容也应视为正文。

7．发文单位：写在正文下面偏右，一般要写单位全称，公文一般应加盖单位印章，单位印章盖在公文末尾与发文日期中间，作为发文单位对公文生效负责的凭证。

8．成文日期：年、月、日用阿拉伯数码全称书写，位于发文单位下面。成文日期一般署会议通过或领导签发日期，特殊情况署印发日期。印发日期与成文日期相差一般不超过5天，具体由党政办公室按文件紧急程度掌握。

9．主题词：行政公文主题词按《国务院公文主题词表》标注；党委公文主题词按《中国共产党中央办公厅公文主题词表》标注。主题词应标在公文末页下部、正文或附件之后、抄送机关或印记版记上方。

10．抄报、抄送单位：除主送单位外，需了解此公文内容的其它有关单位，送往上级机关，为抄报；送往下级单位或平级单位，为抄送。

11．印数：公文印发数量，在公文最后标明。

（二）公文打印格式

党委公文和行政公文采用A4型纸，发文字号用3号仿宋体字，标题用2号方正小标宋简体，主送机关左侧顶格用3号仿宋体字，正文用3号仿宋体字，A4型纸一般每页22行，每行28个字。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。

三、行文程序及相应责任

公文的形成过程一般包括拟稿、审核（会签）、复核、签发、编号、登记、缮印、校对、终校、印刷、装订、盖印、发送、立卷、归档等程序。公文处理过程，需要各部门相互协作，各经办部门应认真负责，切实保证公文质量。

1．拟稿要求

（1）须一律使用学校的发文稿纸或方格稿纸。

（2）须使用钢笔或碳素水笔。（审改、签批公文亦同样要求）。

（3）拟文格式规范，用词准确，条理清楚，层次分明，字词规范，语言精炼、通顺，标点准确，篇幅力求简短。

（4）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分号和其它必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。年度要写全，时间要写具体的年月日。

（5）引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。复文应写明来文日期或来文字号、标题，以便受文单位查找。

（6）报送文件须遵循行文规则，凡向下重要行文，应抄报直接上级机关；部门间未对有关问题协商一致，一律不得各自向下行文；不得越级请示，因特殊情况需越级行文时，应抄报越级的机关；请示和报告要分开，请示问题尽量做到一文一事，报告中不得夹带请示问题。

2．审核（会签）

（1）公文草拟后应先经部门负责人核阅签字后送党政办公室核阅。

（2）凡涉及几个部门工作的文件，由党政办公室会同有关部门负责人一并核阅和签署意见。

（3）紧急公文送审时应提出办理时限。

（4）部门以学校名义所拟文稿，党政办公室一般只作文字上的修改，必要时可作内容上的适量调整，或要求有关部门修改后再送审。

3．签发

（1）文件由党政办公室审核后送院领导签发。

（2）以学校名义发出文件，由院长签发；以学校党委名义发出文件，由党委书记签发。

（3）领导要及时签发文件，尽量避免拖延。领导未签发时，原则上不准印发。遇紧急公文，经电话请示同意印发的可以印发，事后补办手续。经党委常委会或院长办公会研究通过事项需发文的，领导不在且急需发文时，可以先行发文，后补办手续。

4．编号、登记

凡以学校名义发出各种文件，都要编号（一般按流水号编）、登记。登记内容，包括文件号、标题、签发领导、拟稿部门、发送单位、登记日期、发送日期等。

5．打印、校对

凡以学校名义发出公文文稿，经签发并编号、登记后送党政办公室打印。打印人员要准确、及时打印文稿，如发现错误，应与核稿人联系，不得擅自改动。打印文件应避免末页无正文。公文急件即时打印，及时完成。非急件公文的打印要求按每天工作量的工作进度完成。文稿打印后要及时通知拟稿人校对，校对人员应认真核对文稿并签名，经党政办公室秘书复校后，公文才能正式缮印。

6．装订、用印、发送

公文打印后进行装订。装订要求公文纸右侧与下边对齐，在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1cm和距上、下边沿5cm的交汇处。装订后加盖单位印章。之后按公文要求投送公文主送、抄报（送）单位。

7．归 档

公文盖章后，将打印公文一份与原文稿及时交党政办公室归档。