沈医院发〔2024〕25号

关于印发《沈阳医学院档案管理办法（修订）》的通知

学校各单位：

《沈阳医学院档案管理办法（修订）》业经院长办公会讨论通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

沈阳医学院

2024年1月12日

沈阳医学院档案管理办法（修订）

第一章 总 则

第一条 为加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合学校实际，制定本管理办法。

第二条 我校档案是指在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的原始记录。

第三条 学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校进行科学管理和建设的依据和基础。因此，要把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度、学校各级领导及有关人员的职责范围和议事日程。

第二章 管理体制、机构和任务

第四条 学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学校档案室对人事档案和党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事等综合档案实行集中统一管理。各部门、各单位必须明确一名负责人分管本部门的档案工作，并根据实际情况，配备专职或兼职档案管理人员。

第五条 学校档案室是学校档案资料的综合保管和利用中心，是学校档案管理职能机构，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各部门档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第六条 按照中央《干部人事档案工作条例》规定，高校组织人事部门负责本单位干部人事档案工作。学校档案室配合组织人事部门，暂时负责人事档案保管工作。

第七条 档案室的基本任务

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，执行上级主管机关下达的有关档案工作指令和规范，综合规划全校的档案工作。

2.建立健全学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况。

3.负责对学校档案材料形成部门的归档工作进行指导，接收、征集、鉴定、保管、销毁和统计全校各类档案及有关资料。

4.积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案的开放和利用工作。

5.开发档案信息资源，编制检索工具，编研档案参考资料，为领导决策提供参考。

6.开展档案理论、业务研究，参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

7.负责学校兼职档案工作人员业务指导和培训。

8.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

9.完成上级部门和学校交办的其它工作。

第八条 各立卷归档部门负责档案工作人员职责：

1.负责本部门文件材料的收集、保管、整理和立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2.检查、督促本部门工作人员按时做好文件材料的归档工作，负责留存档案材料的保管和提供利用。

3.主动接受档案室的业务指导和督促检查，积极提出改进工作的意见和建议。

4.本部门有关工作人员工作变动时，要督促做好档案材料的移交工作。

5.注意档案材料的安全和保密工作。

第三章 档案管理

第九条 文件材料的归档范围。依照《普通高等学校档案管理办法》和我校实际情况，我校文件材料归档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类、声像类、电子类、实物类以及人事类。

第十条 各单位及其个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。

第十一条 学校各部门要按照归档要求，确保各部门档案材料完整、系统、准确并及时立卷归档。立卷人应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，系统、合理地整理、编号，并填写卷内目录，提交本部门负责人审查签字后，填写档案移交清单向档案室移交。

第十二条 案卷质量要求

1.归档材料种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。

2.在归档文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

5.归档的文件材料规格为A4纸，用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写和复写，复印材料一律不得归档，以便长期或永久保存。

第十三条 归档时间和手续

1.党政管理类档案材料，由承办部门负责，在次年六月底前归档。

2.教学类档案，按学年度划定归档时间，一般在下学年寒假前归档。

3.科研、基建类档案，在项目完成后两个月内归档。

4.会计类档案，在会计年度终了后，由学校财务部门保管一年，期满后移交档案室。

5.人事类档案材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内向学校档案室进行移交。

6.声像档案在拍摄完成后的次年六月底前归档。

7.实物类档案随时归档。

8.随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

9.档案的移交、接收必须履行相应的手续，由立卷单位填写移交目录，一式两份，交接双方签字盖章。

第十四条 对于非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管。对于移交和捐赠档案的部门和个人，应尊重其权益。

第十五条 档案室应注意向国内外征集与本校有关的各种档案资料。

第十六条 学校在各项工作中形成的各种门类的档案，作为一个全宗进行整理和保管。档案室应对收集的档案进行登记、编目、分类保管。

第十七条 档案室要建立健全档案定期检查制度。对破损和字迹褪色档案要及时修补复制；对重要档案和修复档案应当及时数字化，加工成电子档案。对库存档案发生意外事故，应立即采取补救措施，检查结果要及时向上级报告。

第十八条 档案室应按档案的保管期限表，对已到保管期限的档案重新进行鉴定，剔除失去保存价值的档案，经有关领导同意，造册报经学校领导批准后，方可销毁；未经签订和批准，不得自行销毁任何档案，档案销毁时实行两人监销。

第四章 档案的利用和公布

第十九条 档案室按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十二条 档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案室负责人批准。

第二十三条 档案室建立档案借阅和催还制度，同时按照密级履行审批手续。档案查阅一般在阅览室进行，档案借出须办理登记手续，限期归还。

第二十四条 查阅人事档案需经组织或人事部门许可，方可查阅。

第二十五条 借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。

第二十六条 档案室应当设立专门的档案阅览室并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案网络查询系统，为档案利用者提供便利条件。

第二十七条 档案室是学校出具档案证明的唯一机构，加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第五章 条件保障

第二十八条 学校将档案工作所需经费列入年度预算，保证档案工作的需求。

第二十九条 学校为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。学校为档案室配置必要的防盗、防光、防火、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠、防磁等设备、设施。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十条 学校应当设立专项经费，为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第三十一条 按照《干部人事档案工作条例》“每管理1000卷人事档案一般应当配备1名专职工作人员”规定配置人事档案工作人员。

第六章 考核、奖励和处罚

第三十二条 学校建立档案工作检查和评估制度，对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员（专职或兼职）给予表扬和奖励。

第三十三条 对于违反档案管理法规的行为，将依照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第七章 附 则

第三十四条 本办法由沈阳医学院档案室负责解释。学校附属单位的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

第三十五条 学校人事档案具体管理依据中央《干部人事档案工作条例》以及省、市有关规定执行。

第三十六条 本办法自印发之日起施行。原《沈阳医学院档案管理办法》同时废止。

沈阳医学院党政办公室 2024年1月12日印发