教学、科研等类文件材料立卷归档流程

第一步 预立卷

各立卷单位的专、兼职档案人员，应将一个年度需要归档的文件材料收集齐全、完整。

第二步 立卷分类

流程图: 文件材料--> 分年度--> 分类别--> 分问题--> 分保管期限

1、将文件材料按其形成或针对的年度分开。

2、在分年度的基础上，将文件材料按本单位归档范围确定分类；

3、将已分类的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开；

4、将文件材料按照不同的保管期限分开。

第三步 立卷组合

1、按重要程度或时间顺序排列卷内文件材料；

2、对较大的表格或图纸，要适当的折叠；

3、去掉卷内文件材料上的金属物，组合成卷；

4、拟写案卷题名，即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过 50 个汉字。其常用结构： 作者 一 时间 一 问题 ( 内容 ) 一 名称 ( 文种 ) 。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称 ( 文种 ) 应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用 “xxx 文件材料 ” ；除一般函件外，不得用 “xxx 来往文书 ” ；

5、填写案卷封皮上标注的各项内容：

（ 1 ）全宗名称：填写“沈阳医学院”；

（ 2 ） 类目名称：指全宗内分类的第一级类目的名称。如教学、科研、出版等；

（ 3 ）案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称；

（ 4 ）卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期；

（ 5 ）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限；

（ 6 ）页数：按照案卷内实际页数填写。

第四步 案卷装订

1、从“业务指导——表格下载”中打印卷内文件目录，卷内文件目录置于卷内文件之前。

2、案卷装订: 案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，每卷不超过200页，每卷用夹子夹好即可。

第五步 案卷移交

1、从“业务指导——表格下载”中打印文件移交目录，与案卷进行核对，无误后共打印一式两份文件移交目录，其中一份档案室留存，一份自存。

2、归档验收：不符合要求者，按规定要求重新整理。

3、归档验收：有不符合要求者，及时按规范予以修正；

4、归档时间：教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作；科研、基建项目和专题性、成套性的档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作；

5、移交手续：移交档案时，交接双方应当面检查清点数量，核实无误后办理档案交接手续，填写档案移交清单。